Normalmente, nuestro correo electrónico es un hervidero de correos promocionales, procedentes de redes sociales y otros servicios a los que nos apuntamos en algún momento ya no recordamos ni el motivo. Los servicios de correo electrónico suelen contar con diversas herramientas para organizar este tipo de correos y limpiar nuestro buzón de correos entrantes para que no se sobrecargue y se puedan despistar correos importantes. Dentro de Outlook (el antiguo Hotmail), una de estas herramientas es la que permite establecer acciones automáticas para los correos entrantes. Te contamos cómo gestionar esta opción en unos pocos pasos.
Aunque el nuevo Outlook ha supuesto un importante cambio en la interfaz del correo de Hotmail, las opciones de configuración siguen estando colocadas prácticamente de la misma forma, de modo que si has escogido mantener la interfaz antigua puedes seguir los mismos pasos para crear acciones automáticas. Para llegar hasta esta opción, hay que ir a la configuración de Outlook (presionar con el ratón sobre la tuerca de la esquina superior derecha y luego “Más opciones de configuración de correo”. Dentro de esta vista hay que ir al grupo de personalización de Outlook y después sobre la opción “Reglas para ordenar nuevos mensajes”.
Para crear una regla, presionamos sobre nuevo. Estas reglas se generan en dos pasos. En el primero de ellos hay que escoger los mensajes a los que irá dirigida esta norma. Por un lado, se pueden gestionar los correos entrantes a través de una dirección específica. Hay que notar que en este punto Outlook tiene un cierto retraso ya que hay que escribir manualmente la dirección entera (no se sugieren resultados dentro de los contactos) y tampoco se puede aplicar una regla a varias direcciones al mismo tiempo. Siempre tenemos la opción de escoger direcciones que contengan unas determinadas palabras (en el desplegable donde pone por defecto “es”).
También podemos optar por introducir el nombre del remitente, buscar dentro de los destinatarios o el CC, por el asunto, o por último asignar la acción a todos los mensajes que contengan archivos adjuntos, un buen modo de tener localizados todos los archivos adjuntos que llegan a nuestro correo. Después de escoger los mensajes a los que vamos a aplicar la norma, el segundo paso consiste en determinar la acción que se va a realizar de manera automática.
En primer lugar, una de las opciones que resultan más útiles es la de mover los mensajes automáticamente a una carpeta determinada. Podemos escoger entre las carpetas existentes dentro de Outlook o crear una nueva carpeta. Otra de las opciones disponibles es la de eliminar automáticamente estos mensajes sin ni siquiera enviarlos a la carpeta de eliminados, una posibilidad útil pero en la que debemos estar seguros de no necesitar esos mensajes ya que no se podrá recuperarlos. Las siguientes opciones sirven para establecer o quitar categorías en los mensajes. Hay que destacar la penúltima opción de marcar. Esta característica sirve para establecer los mensajes en la parte superior de la bandeja de entrada de manera que estén siempre visibles (hasta el momento en que quitemos la marca). Finalmente, la última posibilidad es la de reenviar los mensajes directamente a un destinatario.
En cualquier momento se pueden añadir nuevas reglas o eliminarlas dentro de este menú. Se trata de una opción interesante, pero que no llega a la altura de las etiquetas inteligentes de Gmail .
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