Gmail es uno de los servicios de correo electrónico más utilizados por los usuarios tanto a nivel personal como profesional gracias a su espacio de almacenamiento, su buscador de mensajes, su filtro anti-spam y un buen número de funcionalidades y opciones. La verdad es que Gmail nos ofrece un amplio abanico de opciones y, en términos generales, un buen número son desconocidas para los usuarios o no las aprovechan adecuadamente. De manera puntual, el equipo de Gmail suele compartir tips a través de Google+ para ofrecernos trucos o recordatorios de algunas de sus funciones y, en esta ocasión, nos han recordado que existe una opción para programar respuestas automáticas .
La respuesta automática es una funcionalidad que encontramos las opciones de configuración de Gmail (concretamente, al final de la primera de las pestañas, es decir, en las opciones generales) y su funcionalidad es bastante simple: programar una respuesta automática cada vez que recibimos un mensaje de correo electrónico. Hoy en día la mayoría de servicios de correo electrónico ofrece este tipo de funcionalidad con el que fijamos un texto que recibirán todos los que nos envíen un mensaje aunque, en el caso de Gmail, tendremos algunas opciones adicionales como programar el intervalo de activación de esta funcionalidad (fecha de inicio e incluso una fecha de fin para que no nos tengamos que acordar de desactivarlo) o enviar el mensaje únicamente a aquellos remitentes que estén dentro de nuestros contactos.
Esta funcionalidad es algo que suele utilizarse, por ejemplo, cuando nos marchamos de vacaciones o nos ausentamos de manera prolongada de nuestro trabajo para que, en el caso que alguien nos envíe un mensaje lo pongamos sobre aviso. ¿Y vale la pena utilizar esta opción? Sobre esta funcionalidad suele haber cierta polémica entre los que están favor y los que están en contra de programar un mensaje automático de respuesta pero, personalmente, creo que es algo que debemos tener muy en cuenta.
Si bien es cierto que hemos comentado en más de una ocasión que no debemos ser esclavos del correo electrónico, no contestar los correos durante un tiempo prolongado puede sentar mal a nuestros proveedores, clientes o compañeros de trabajo, por tanto, para evitar algún que otro malentendido puede ser interesante que reciban una notificación indicando que no estamos disponibles y, en el caso de requerir algo, puedan contactar con alguno de nuestros compañeros en vez de quedarse, eternamente, esperando una respuesta. En este supuesto, dependiendo del número de correos que recibamos, quizás pueda ser interesante enviar la respuesta únicamente a las personas que estén dentro de nuestra lista de contactos.
Por otra parte, en el caso que utilicemos una dirección de correo electrónico como buzón para recopilar los mensajes que nos dejan, por ejemplo, los visitantes de nuestra web o nuestro blog, quizás pueda ser interesante activar esta funcionalidad para devolver una especie de acuse de recibo o confirmación de respuesta a todos los que se pongan en contacto con nosotros (además de responderles con otro correo). Aplicando este criterio nuestros usuarios no sentirán que su petición cae en saco roto y sabrán que la hemos recibido adecuadamente.
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