Cómo usar Trello para organizar tus tareas siguiendo GTD

Hace algunas semanas hablamos de GTD , o Getting Things Done , una metodología ideada por David Allen para hacernos sencilla la gestión de tareas, "poner orden en el caos" y ayudarnos a ser mucho más productivos. En resumidas cuentas, GTD nos proponía un sistema basado en cinco pilares (recopilar, procesar, clasificar, revisar y hacer) que nos permitía organizar nuestras tareas diarias distinguiendo lo importante o lo que está bloqueado de lo que sí que podemos hacer y, dentro de este grupo, lo que tiene una fecha comprometida; algo que podemos gestionar fácilmente desde una libreta de papel o mediante alguna herramienta. Precisamente, como continuación a la introducción a GTD vamos a dedicar unos minutos a conocer cómo podemos implementar GTD en Trello .

Una metodología debemos verla como un instrumento sobre el que apoyar nuestra gestión o nuestro trabajo diario, algo que debemos materializar y llevar a la práctica mediante el uso diario. Si GTD tiene como pilar recopilar tareas y clasificarlas, es lógico pensar que vamos a necesitar algún tipo de soporte en el que recoger toda esta información como si fuese una especie de cesto.

Aquí es donde entran en juego las herramientas, ya sea un cuaderno de papel o algo mucho más sofisticado como una aplicación. Las aplicaciones, por sí solas, no nos hacen ser más productivos; lo que nos hace serlo es la forma en las que las utilizamos y, lógicamente, aquí es donde la metodología se convierte en una base fundamental.

En el caso de GTD existen múltiples herramientas en la red con las que podemos implementar nuestro sistema personal de tareas y, a lo largo de distintas notas, vamos a intentar mostrar algunas opciones. Hace algunos meses dedicamos una nota a Trello, una herramienta web (que también está disponible en iOS y Android) orientada a la gestión de tareas en la que éstas se representan mediante tarjetas que ordenamos en distintas pilas. Este card sorting, que nos hace pensar en Scrum, también podemos aprovecharlo en GTD e implementar nuestro sistema de tareas en Trello siguiendo la metodología de David Allen.

Clasificando las tareas en Trello

Ya vimos que la clasificación de tareas podíamos complicarla todo lo que quisiésemos, es decir, podíamos generar un buen número de estados o pilas para nuestras tareas (de hecho, por la red, podemos encontrar clasificaciones muy complejas con 17 bandejas y sub-bandejas) pero vamos a intentar simplificar el modelo como iniciación y, a partir de ahí, conforme vayamos avanzando en la gestión de nuestro trabajo y nos sintamos cómodos con esta dinámica podremos aplicar las iteraciones que estimemos oportunas y dotar de mayor granularidad a nuestra clasificación.

Trello trabaja, principalmente, con tarjetas y éstas se agrupan en listas; es decir, que podemos asumir que las tareas serán tarjetas de Trello y las listas serán las bandejas en las que clasificaremos las tareas. Un enfoque simplificado podría ser manejar las siguientes bandejas:

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  Inbox , es decir, una bandeja de entrada en la que iremos acumulando las tareas por clasificar, eso sí, tareas en las que necesitamos más de 2 minutos para ejecutarlas (puesto que, en caso contrario, las ejecutaríamos directamente según comentamos cuando analizamos esta metodología).

  
  


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  Tareas Planificadas (o Calendario) sería la lista de tareas de las que ya tenemos prevista su ejecución y hemos asignado una fecha para realizarlas (porque, por ejemplo, tienen un deadline).

  
  


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  Tareas en Espera representaría la lista de tareas que no podemos ejecutar porque dependen de un tercero que no controlamos, es decir, están a la espera que nos envíen un documento, nos realicen una entrega o que alguien tramite algo. Si bien estas tareas no dependen de nosotros y están bloqueadas es importante no perderlas de vista y tenerlas controladas, por ejemplo, para realizar un seguimiento de éstas.

  
  


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  Quizás representa la lista de cosas que nos gustaría hacer pero que, desgraciadamente, no tenemos tiempo disponible. En esta lista añadiremos esas tareas que siempre andamos posponiendo (eso sí, evitando procrastinar) por falta de tiempo como, por ejemplo, proponer planes de mejora para nuestros proyectos o nuestros departamentos u otras tareas que consideremos un "extra".

  
  


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  En Ejecución iremos agregando las tarjetas de aquellas tareas que tenemos entre manos y que, por tanto, estamos ejecutando. Gracias a este listado podremos poner el foco en lo que tenemos que hacer y si, por ejemplo, nos distraemos con cualquier otra cosa puesto que, de un vistazo, siempre podremos tener localizadas las cosas que nos hemos planificado para hacer.

  
  

La importancia del contexto

Además de dedicar una tarjeta a cada tarea y clasificar las tarjetas en base a estas listas (o algunas listas más si queremos complicar algo más el modelo), es muy importante que no nos limitemos a consignar el nombre de las tareas en las tarjetas y nos esforcemos en aportar la máxima información posible a éstas.

Añadir información de contexto a las tareas nos ayudará a clasificarlas mejor y, sobre todo, a concentrar toda la información en un único lugar que tomaremos como punto de referencia (algo muy importante si retomamos una tarea mucho tiempo después de darla de alta).

¿Y qué información podemos añadir? Al dar de alta la tarjeta podremos anexar una descripción, es decir, podremos añadir una descripción de la tarea y consignar los objetivos a cumplir, los aspectos más relevantes, fuentes de referencia o la fecha que tenga como deadline (un campo que también podremos usar para planificar las tareas). Otro detalle interesantes es que, conforme vayamos avanzando, podremos ir anexando comentarios y complementar la información conforme se vaya desarrollando la tarea.

Además de la información de la tarea, Trello nos ofrece la posibilidad de usar un juego discreto de etiquetas, identificadas con colores, que podremos utilizar para dotar de mayor contexto a nuestras tareas. ¿Y en qué podemos usar las etiquetas? Los tags nos pueden servir para identificar las tareas de un proyecto o proyectos determinados (para distinguir qué tareas pertenecen a cada proyecto), identificar las tareas personales, las que son urgentes, etc.

Si usamos las etiquetas observaremos que en las tarjetas aparecerá una pequeña banda de color que también nos ayudará a identificar las tareas con un simple vistazo.

Trabajando con Trello

El interfaz web de Trello soporta el drag & drop , es decir, arrastrar y soltar; por tanto, podremos mover cómodamente las tarjetas de un listado a otro conforme vayamos clasificando las tareas.

En el momento que queramos añadir más información a una tarea o, por ejemplo, asignarle una fecha de deadline, lo único que tendremos que hacer será un simple clic sobre la tarjeta y ésta se desplegará mostrándonos la descripción y todas las actualizaciones que se hayan ido anotando.

Cuando terminemos una tarea, la acción de eliminarla la podremos ejecutar mediante su archivo puesto que, de esta forma, dejarán de estar visibles pero no se eliminarán del sistema y podremos recurrir a ellas a través del buscador que nos ofrece Trello.

¿Y ahora qué?

Trello, en mi opinión, es una herramienta muy interesante tanto para trabajar en grupo como para aplicar GTD a nivel individual y gestionar nuestras tareas. Su uso es bastante sencillo y siguiendo estas pautas podremos implementar fácilmente un sistema de gestión y seguimiento de tareas sin dejar que se nos escape nada.

Imagen cabecera: Crew of One

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