Mejoren su productividad con los calendarios compartidos en Google Apps

Mejoren su productividad con los calendarios compartidos en Google Apps: Una de las tareas que más tiempo consumen dentro de una empresa – sin importar su tamaño – es la de coordinar los esfuerzos y las agendas de quienes laboran en ella. Muchos hemos estado en esta situación: emails que van y vienen con distintas versiones de un documento, o con mensajes como: – “Puedo reunirme con ustedes el martes o el miércoles entre 11am y 3pm.” – “Yo no puedo el martes, pero, ¿qué tal el miércoles a las 12:45pm?” Esto solamente nos distrae y entorpece el poder realizar las cosas de una manera eficiente. Estas situaciones pueden resolverse fácilmente utilizando algunas de las herramientas disponibles en Google Apps.



Mientras que documentos, hojas de cálculo y presentaciones pueden ser creadas y editadas de forma colaborativa en Google Docs, también es posible crear o compartir un calendario al que todos o un grupo dentro de la empresa puedan acceder. Esto es de gran utilidad para organizar reuniones, actividades comunes, o simplemente saber cuándo es buen momento para tratar algún asunto con alguien dentro de la organización, o saber qué día y en qué horario está disponible la sala de juntas. Es también una buena forma de mantener presentes algunas fechas importantes, así como reuniones ya programadas mediante notificaciones automáticas.



¿Cómo crear un calendario compartido?



El primer paso, es entrar a su Calendario en Google Apps – si aún no están conectados con su cuenta de Google Apps, deberán hacerlo para acceder al calendario. Una vez ahí, en la barra lateral izquierda encontrarán “Mis calendarios”, hagan clic sobre la flecha a la izquierda para desplegar la lista de sus calendarios. Si deciden compartir su calendario primario, hagan clic sobre la flecha a la derecha para desplegar las opciones y elijan “Compartir este calendario”. Si desean crear un nuevo calendario, hagan clic sobre la flecha a la derecha de “Mis Calendarios” y elijan la opción de “Crear nuevo calendario”, para luego seguir los pasos anteriores para compartirlo.

En la siguiente pantalla aparecerán las opciones para compartir el calendario que hayan seleccionado. Podrán elegir entre compartirlo con otros usuarios dentro de la organización, o hacerlo con personas determinadas mediante direcciones de correo.

Dentro de la opción de “Compartir este calendario con otros”, podrán hacerlo público, es decir que cualquiera que busque su calendario mediante su correo podrá tener acceso a él, o compartirlo solo con personas dentro de la organización (bajo el mismo dominio). Si deciden compartirlo dentro de la organización, cualquiera dentro de ella podrá agregar este calendario desde la barra lateral, agregando su correo a la sección de “Otros calendarios” mediante la opción "Añadir el calendario de un compañero de trabajo".

Si sólo quieren compartir su calendario con algunos usuarios en específico, podrán hacerlo mediante la opción de “Compartir con determinadas personas”, agregando sólo las direcciones de correo de quienes podrán tener acceso.

Adicionalmente, dependiendo de la opción que elijan para compartir su calendario, podrán configurar la manera en que las otras personas tendrán acceso a ese calendario mediante las siguientes configuraciones:

• Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles) – Los usuarios solamente podrán ver si están libres u ocupados, pero no podrán ver los detalles (asunto) de las actividades.


• Consultar todos los detalles del evento – Los usuarios podrán ver todos los detalles de los eventos o actividades. Sin embargo, el creador del evento puede marcarlo como privado para que no se muestren los detalles.


• Realizar cambios en eventos – Los usuarios podrán crear eventos en este calendario compartido, así como hacer cambios en los eventos existentes.


• Realizar cambios y administrar el uso compartido – El o los usuarios podrán tener los mismos permisos que el dueño del calendario, es decir, podrán editarlo y compartirlo, así como crear nuevos calendarios, o borrarlos.

Al terminar de elegir las opciones que mejor se ajusten al uso que le darán a su calendario compartido, no olviden hacer clic en el botón de "Guardar" en la parte inferior de la página para confirmar los cambios. También es importante recordar que él o los administradores de la cuenta de Google Apps, podrán establecer distintas restricciones o configuraciones generales en cuanto a la manera en que se visualizan los calendarios a lo largo del dominio.



Espero que estos consejos les sean de utilidad para organizar las actividades de su empresa y eviten así perder tiempo con largas cadenas de correos. Sin embargo, esto es sólo una parte de lo que las herramientas de Google Apps pueden hacer para mejorar su productividad. Si están interesados en conocer más acerca de los beneficios de estas herramientas, visiten Google Apps for Business.





Por Ricardo Blanco, gerente de comunicación de productos para Google en América Latina.